Möten: 5 saker vi stör oss mest på (och hur du gör istället)

Möten: 5 saker vi stör oss mest på (och hur du gör istället)

För någon dag sedan la jag ut en bild på Instagram där jag bad folk skriva om sina tips för bättre möten. Jag satt och förberedde en föreläsning om inkluderande möten och läste en intressant rapport om varför människor väljer att engagera sig i föreningar – och vad de sedan stör sig på hos sina kollegor. Idag listar jag 5 saker vi stör oss mest på när det gäller möten. Och ger tips på hur dina möten kan bli mer inkluderande, skarpa och roliga.

Störig sak #1: Mötet är onödigt

”I survived another meeting that should have been an email”. Denna beskrivning känner du säkert igen om du arbetat i en större organisation eller varit aktiv i någon förening. Om syfte och mål med mötet inte är definierat på förhand och de inblandade inte riktigt är klara över varför de kallats till mötet, vad som förväntas av dem, vad som ska avhandlas eller varför, är risken mycket stor att mötet slösar med människors tid och tålamod.

Lösning: definiera syfte (varför) och mål (vad) i god tid innan mötet, och förmedla det till berörda. Om du kommer fram till att mötet främst handlar om att förmedla information – skicka ett mail istället.

Störig sak #2: Någon drar ut på tiden med sidospår, trams eller eget ältande

En alltför vanlig källa till frustration hos mötesdeltagare. Och tyvärr är det ofta samma person(er) som gång efter gång kommer in på irrelevanta sidospår, skämtar om precis allt eller drar upp klagomål och ältanden som ofta redan är inaktuella. Att ibland vandra bort från stigen och skoja eller berätta något intressant är självklart okej inom rimliga gränser, för att göra mötet trivsamt. Men när människor börja skruva på sig, titta på klockan eller sucka, är det hög tid att återgå till dagordningen.

Lösning: ha en tydlig agenda, nerskriven och förmedlad till alla innan mötet, så att ni vet vad ni ska prata om. Helst ska varje punkt även ha en grov tidsangivelse, så att ni vet ungefär hur omfattande varje punkt är. Och punkterna ska gärna ligga i viktighetsordning, för att inte riskera att den viktigaste punkten måste hastas igenom i sista minuten.

Läs mer: Därför misslyckas dina möten: Psykologens 7 tips

Störig sak #3: Den som leder era möten…är inte bra på att leda möten

Jag är ledsen att säga det. Men efter sju år som kommunanställd och aktiv i flera olika föreningar och organisationer, kan jag konstatera en sak. Den som formellt är ordförande, chef eller samordnare för den grupp som träffas, är inte alltid automatiskt den som är bäst på att leda möten.

Att leda goda och inkluderande möten är en konst. Den kräver en fingertoppskänsla för mixen av tydlig struktur och lagom utrymme för sidospår. Personen som leder möten bör själv vara strukturerad och ha lätt för att organisera, planera och hålla i rodret. Men också ha en känsla för att betrakta mötet utifrån, under pågående möte. Att på metanivå se om gruppen är på väg för långt från dagordningen, om någon tar över talarutrymmet eller om syfte och mål är på väg att inte hinna uppnås, är ingen lätt uppgift.

Lösning: utse en mötesordförande bland gruppens medlemmar, som är lämpad att hålla i själva mötet, oavsett vilken formell roll hen har i gruppen. Finns det ingen som är en fena på detta? Ta med fördel in en extern mötesordförande (som föreningar ofta gör på årsmöten och kongresser), för att se till att mötet leds med stadig hand.

Läs mer: Checklista för smartare (och roligare) möten (PDF)

Störig sak #4: För mycket ”nånannanism” på era möten

En vanlig sjukdom som drabbar grupper som har möten, framför allt om deltagarna kommer från olika verksamheter, är ”nånannanism”. Nånannanism innebär att alla på mötet enbart fokuserar på vad de andra i rummet borde göra, borde ha gjort eller skulle kunna göra i en fråga, istället för att fokusera på vad de själva bidragit med eller skulle kunna göra.

Lösning: se till att mötesordföranden är tydlig i början av mötet med att fokus är på vad var och en på mötet kan göra eller bidra med. Låt inte folk komma undan med nånannanism. För tillbaka frågan till personen istället: ”ja, det kanske stämmer att X skulle kunna göra detta, men vad kan du själv göra?”. Våga bli obekväm och låt inte gnällspikar komma undan med att skylla allt på alla andra.

Störig sak #5: Det som bestäms på möten blir inte verkstad och nästa gång börjar ni om på noll

Få saker är så frustrerande som att komma till ett möte och inse att inget av det som du trodde att ni beslutade vid förra mötet har blivit gjort. En anledning till detta kan vara att den som leder mötena, inte är tydlig kring beslut. En annan kan vara att ingen förde protokoll och besluten därför inte blev nedskrivna. En tredje anledning kan vara slentrian – det har blivit kultur att saker inte görs förrän någon uttryckligen påminner, frågar eller följer upp.

Lösning 1: använd tumregeln SMART (specifikt, mätbart, accepterat av alla, realistiskt och tidsrelaterat) för att göra era beslut tydligare. Vem ska göra det, när ska det vara klart, hur vet vi att det är uppfyllt?

Lösning 2: Ett ytterligare råd är att du som håller i mötet, vågar bli obekväm när du följer upp. Om någon inte gjort det som ni (med tydlighet) bestämde på förra mötet, fråga varför? Behöver hen någon hjälp eller stöd för att kunna göra uppgiften innan nästa möte? Låt inte saker glida mellan fingrarna. Gör du det, skapas snabbt en kultur av att saker inte är viktiga, vilket kan vara förödande.

Till sist…

Man skulle kunna sammanfatta mina tips med tre ord (vilket även en psykologkollega också gjorde på min Facebooksida):

Struktur, struktur och struktur.

Vet du ett mötessammanhang där mötena skulle behöva bli mer strukturerade och inkluderande, men ni vet inte hur?

Maila mig på lina@bodestad.se så tittar vi närmare på hur jag kan hjälpa just er att få ut mer av era möten!

/Lina

Nyfiken? Läs mer:

Lina Bodestad

Jag är en nyfiken psykolog i Göteborg som hjälper människor att utmana normer och främja hälsa, lärande och utveckling. Det gör jag genom föreläsningar och workshops, processledning och skräddarsydda utvecklingsinsatser. Nyfiken? Kontakta mig så pratar vi lite mer!

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.