Psykologens tips för bättre möten - Bodestad Psykologkonsult, Göteborg

Därför misslyckas dina möten: psykologens 7 tips

Har du någon gång suttit i ett möte, där du snart börjat tänka på annat? ”Vad gör jag här? Vad blir det till middag idag? Har inte han samma tröja på sig som igår?”. Och hur många gånger har du gått ut från ett möte, och på vägen ut frågat en kollega vad som bestämdes – och ni har två helt olika svar? Dåliga och ineffektiva möten är sannerligen ett slöseri med tid på arbetsplatser runt om i vårt avlånga land, varje dag. Därför ägnar jag detta inlägg åt hur du undviker 7 vanliga mötes-misstag.

”Committee: a group of people who keep minutes, and waste hours”. 

Känner du igen detta torra skämt? Grattis, då är du kanske lika mycket av en mötes-nörd som jag. (Minutes är det engelska ordet för mötesanteckningar, för dig som inte sitter riktigt lika fast i mötes-träsket).

Genom åren har jag, baserat på erfarenheter av goda möten – och många väldigt dåliga möten – börjat ana vissa tendenser. Så idag tänkte jag hjälpa dig att vässa din mötesteknik. Så att du kan skapa möten som är både effektiva, produktiva och – Gud förbjude – kanske till och med roliga.

Målet: bättre och mer inkluderande möten

Framför allt handlar det förstås om att skapa möten som är inkluderande. Det vill säga, möten där allas röster, tankar och åsikter blir hörda. Och för detta krävs ibland att vi sträcker oss lite utanför ”sitta-runt-ett-bord-med-varsitt-block-och-penna”-normen.

Misstag #1: Du har inte tydliggjort syfte och mål

En annan klassisk kaffemuggs-text på kontor runt om i världen är ”I survived another meeting that should have been an email”. Och det ligger faktiskt en hel del i även detta torra skämt. För en av de allra mest grundläggande frågorna att ställa sig innan man planerar ett möte är förstås: behövs det här mötet verkligen? Kan informationen förmedlas eller besluten fattas på något annat, smidigare sätt?

Alla möten – ja, alla möten – bör föregås av att du besvarar två enkla, men ack så viktiga, frågor:

  1. Vad är syftet med mötet (varför ska vi ha det)?
  2. Vad är målet med mötet (vad vill vi åstadkomma)?

Om du inte själv kan svara på de här två frågorna, är det bara att vända tillbaka till ritbordet. Möten som inte har ett varför och inte har ett vad, tenderar att bli möten där diskussioner bara snurrar runt runt, där folk blir frustrerade och där inget av substans varken sägs eller beslutas.

Att åtminstone förbereda dina mötesdeltagare på vad ungefär ni kommer att fokusera på, kommer att skapa trygghet för de kollegor som har ett stort behov av förutsägbarhet och struktur. Och jag lovar, detta stämmer troligen på betydligt fler av dina kollegor än du tror.

Misstag #2: Du har inte förberett dig – eller de andra

Om svaret på de två frågorna ovan är att ”ja, mötet behövs verkligen”, är nästa viktiga steg att välja ut vilka som ska delta i mötet och bjuda in mötesdeltagarna. Allra helst bör du bjuda in med en skriftlig dagordning. För vissa kan detta kännas överdrivet byråkratiskt, krångligt och tråkigt. Men om deltagarna inte vet någonting alls om innehållet, är risken stor att de helt enkelt struntar i mötet.

Det är även en stor risk att mötet blir betydligt mindre effektivt, eftersom ingen på förhand har kunnat tänka till kring det som ska avhandlas. Alla idéer, beslut och diskussioner måste då börja från noll i samma stund som mötet börjar, vilket gör att du och deltagarna börjar i en uppförsbacke.

En kort, informell dagordning med några enkla punkter i ett mail, kan räcka för att göra skillnad.

Ladda ner alla tipsen som gratis PDF: ”Psykologens 7 tips för smartare (och roligare) möten”

Misstag #3: Du har inte ramat in mötet tillräckligt

Återigen handlar det om små saker som skapar en trygghet och tydlighet för alla som deltar. Om du som håller i mötet lägger bara någon minut på att gå igenom ramarna för mötet, kommer många frågor att lösas upp och deltagarna kan fokusera bättre på själva innehållet.

Ramarna för mötet är saker som:

  • Syfte och mål för mötet – repetera för att försäkra dig om att alla är med på tåget.
  • Vilka är vi som deltar i mötet? Presentationsrunda om inte alla känner varandra.
  • Hur lång tid är avsatt för mötet?
  • Annan praktisk info, exempelvis om/när det blir kaffe, om folk ska stänga av sina mobiler eller något annat.

Genom att helt kort gå igenom detta, kan ni flytta fokus från praktiska frågor och lägga det på innehållet istället. Jag kan nästan garantera att du bland dina kollegor har flera som ganska snart har vandrat iväg i tanken, om de här frågorna inte blir besvarade direkt.

Misstag #4: Du har inte styrsel på mötet och fördelar inte ordet

Detta är nog bland de vanligaste misstagen jag mött under mina år i yrkes- och föreningslivet. Om ordförande eller den som håller i mötet inte har taktpinne och då och då för tillbaka diskussionen till huvudämnet, kan möten bli hur långa och hur oproduktiva som helst. När du ser och hör att dina deltagare börjar sucka, se sig omkring, titta på klockan eller pilla med mobilen – då är mötet inte riktigt på banan för tillfället.

Självklart måste möten innehålla utrymme för sidospår, skämt och lite flams, praktiska frågor och annat som inte hör till ämnet. Men du som håller i mötet ansvarar för att ni efter en stund ändå fortsätter där ni var, för att inte skapa irritation och slösa med människors dyrbara tid.

Tänk på att ett möte med tio anställda kostar tio gånger deras timlön för företaget. All bara ”babbla” bort så mycket tid och pengar vinner ingen på – bokstavligt talat.

Ett bra uppstyrt möte handlar även om att fördela ordet och talutrymmet. Detta kan göras på flera sätt, exempelvis genom en klassisk ”runda” där var och en får ge sin syn på frågan. Man kan även använda post-it-lappar, digitala verktyg som mentimeter.com eller något annat, för att se till att alla får delta och bidra. Det är bra att ha en viss variation, eftersom vi människor fungerar olika. Vissa pratar helst, andra tänker bättre när de skriver. Pröva dig fram!

Pro tip: tycker du att detta är svårt? Be en kollega som är bättre på det att vara mötesordförande, så kan du själv fokusera på en annan roll i mötet.

Misstag #5: Du utser ingen som antecknar (eller antecknar allt själv)

Okej, så nu börjar ni komma igång – deltagarna är på plats, syfte, mål och ramar är avklarade, du håller i taktpinnen och mötet flyter på. Men efter en stund, mitt i en intressant diskussion, kommer du på – det är ingen som antecknar!

Att anteckna på möten är för många människor inte världens roligaste och mest inspirerande uppgift. Men om inget av det som sägs eller beslutas blir nedskrivet, finns många risker.

För det första är risken mycket, mycket större att det som beslutades inte blir av. Folk hinner glömma bort vad de skulle göra innan de hunnit ut genom dörren och utan anteckningar att falla tillbaka på, blir det svårt för den enskilde mötesdeltagaren att komma ihåg vad ni bestämde.

För det andra är risken större att deltagarna går ut från mötet med helt olika bilder av vad som sades och vad som beslutades. Detta försvårar det fortsatta arbetet, eftersom olika medarbetare riskerar att sätta igång med helt olika saker som de alla är helt övertygade om att ni bestämde på mötet.

För det tredje blir det nästan omöjligt för den som eventuellt missade mötet, exempelvis genom att vara sjuk eller ha VAB, att ta del av vad som bestämdes och delta i det arbetet på ett bra sätt.

En fälla man ibland gör är att som anordnare av mötet även ta på sig att skriva. Detta är i princip en omöjligt uppgift, eftersom det är svårt att både hålla i taktpinnen för mötet, styra samtalet, fördela ordet och skriva ner det som sägs på en och samma gång.

Utse någon annan att skriva, gärna på förhand så att den personen har med sig papper eller dator och är lite förberedd på sin uppgift.

Ladda ner alla tipsen som gratis PDF: ”Psykologens 7 tips för smartare (och roligare) möten”

Misstag #6: Ni sätter inte SMARTa mål under mötet

Ett annat klassiskt misstag. När saker beslutas på möten, händer det tyvärr väldigt ofta att besluten föregås av långa, vindlande diskussioner – och att själva beslutet då blir så otydligt att deltagarna går ut från mötet med varsin bild av vad som bestämdes. Ingen bild är den andra lik och deltagarna börjar därför agera utifrån vad de tror att ni beslutade, även om det inte alls stämmer.

När jag jobbade på ett av världens största IT-företag på ett kontor i Nederländerna i början av 00-talet, fick jag bekanta mig med många begrepp och förkortningar från företagsvärlden. Vissa av dem är bortglömda och förbi sedan länge, men ett har stannat kvar som en ledstjärna i mitt fortsatta arbete, både på jobbet och i mina ideella engagemang.

SMART är en förkortning som du kan använda som tumregel, för att verkligen tydliggöra vad som beslutas i ett möte, så att alla går därifrån med samma bild.

S = Specific – det man beslutar ska vara så specifikt som möjligt. Det som är luddigt, blir inte gjort. Så är det bara.

M = Measurable – det som beslutas ska helst vara mätbart på något sätt – när vet vi att vi har uppnått målet?

A = Agreed – deltagarna måste vara överens om det som beslutas, annars kommer vissa av deltagarna helt enkelt att strunta i beslutet.

R = Realistic – självklart måste målet eller beslutet ha en förankring i verkligheten. Detta gäller exempelvis tidsplan och arbetsbelastning.

T = Time-related – det ska helst finnas en tidskomponent med i beslutet. När ska det göras, när ska det vara klart?

Som mötesledare eller deltagare kan du säga något i stil med ”så har jag uppfattat det rätt att vi nu bestämde att…?”. Dina kollegor som sitter och undrar samma sak, kommer att tacka dig.

Misstag #7: Du följer inte upp

Grattis, du har nu tagit dig igenom hela mötet efter konstens alla regler! Nu återstår bara en liten detalj: att göra verkstad av allt som ni bestämde på mötet (som nu står i protokollet, tack vare att du på förhand bad Carl från utvecklingsavdelningen att föra anteckningar på mötet, eller hur?).

Syftet med möten är ju trots allt oftast att komma överens om vad som behöver göras. Sedan återstår bara det där lilla sista. Att göra.

Pro tip: ta gärna en runda i slutet av mötet där ni går igenom vilket eventuellt stöd, hjälp eller resurser som behövs för att verkställa de beslut som ni tog på mötet. Har alla vad de behöver för att göra jobbet gjort? Om inte, hur kan vi lösa det?

–Lina

PS. Behöver du och ditt företag hjälp med att bli bättre på att hålla smarta, roliga och inkluderande möten? Kontakta mig så hjälper jag er.

Bonus: Ladda ner tipsen som en handy-dandy PDF att hänga på anslagstavlan! Klicka på bilden, högerklicka och välj ”Spara som…” när du får upp PDF:en.

Psykologens 7 tips för smartare (och roligare) möten

Nyfiken? Läs mer:

Lina Bodestad

Jag är en nyfiken psykolog i Göteborg som hjälper människor att utmana normer och främja hälsa, lärande och utveckling. Det gör jag genom föreläsningar och workshops, processledning och skräddarsydda utvecklingsinsatser. Nyfiken? Kontakta mig så pratar vi lite mer!

2 kommentarer till “Därför misslyckas dina möten: psykologens 7 tips”

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Denna webbplats använder Akismet för att minska skräppost. Lär dig hur din kommentardata bearbetas.