För någon dag sedan la jag ut en bild på Instagram där jag bad folk skriva om sina tips för bättre möten. Jag satt och förberedde en föreläsning om inkluderande möten och läste en intressant rapport om varför människor väljer att engagera sig i föreningar – och vad de sedan stör sig på hos sina kollegor. Idag listar jag 5 saker vi stör oss mest på när det gäller möten. Och ger tips på hur dina möten kan bli mer inkluderande, skarpa och roliga.

Störig sak #1: Mötet är onödigt

”I survived another meeting that should have been an email”. Denna beskrivning känner du säkert igen om du arbetat i en större organisation eller varit aktiv i någon förening. Om syfte och mål med mötet inte är definierat på förhand och de inblandade inte riktigt är klara över varför de kallats till mötet, vad som förväntas av dem, vad som ska avhandlas eller varför, är risken mycket stor att mötet slösar med människors tid och tålamod.

Lösning: definiera syfte (varför) och mål (vad) i god tid innan mötet, och förmedla det till berörda. Om du kommer fram till att mötet främst handlar om att förmedla information – skicka ett mail istället.

Störig sak #2: Någon drar ut på tiden med sidospår, trams eller eget ältande

En alltför vanlig källa till frustration hos mötesdeltagare. Och tyvärr är det ofta samma person(er) som gång efter gång kommer in på irrelevanta sidospår, skämtar om precis allt eller drar upp klagomål och ältanden som ofta redan är inaktuella. Att ibland vandra bort från stigen och skoja eller berätta något intressant är självklart okej inom rimliga gränser, för att göra mötet trivsamt. Men när människor börja skruva på sig, titta på klockan eller sucka, är det hög tid att återgå till dagordningen.

Lösning: ha en tydlig agenda, nerskriven och förmedlad till alla innan mötet, så att ni vet vad ni ska prata om. Helst ska varje punkt även ha en grov tidsangivelse, så att ni vet ungefär hur omfattande varje punkt är. Och punkterna ska gärna ligga i viktighetsordning, för att inte riskera att den viktigaste punkten måste hastas igenom i sista minuten.

Läs mer: Därför misslyckas dina möten: Psykologens 7 tips

Störig sak #3: Den som leder era möten…är inte bra på att leda möten

Jag är ledsen att säga det. Men efter sju år som kommunanställd och aktiv i flera olika föreningar och organisationer, kan jag konstatera en sak. Den som formellt är ordförande, chef eller samordnare för den grupp som träffas, är inte alltid automatiskt den som är bäst på att leda möten.

Att leda goda och inkluderande möten är en konst. Den kräver en fingertoppskänsla för mixen av tydlig struktur och lagom utrymme för sidospår. Personen som leder möten bör själv vara strukturerad och ha lätt för att organisera, planera och hålla i rodret. Men också ha en känsla för att betrakta mötet utifrån, under pågående möte. Att på metanivå se om gruppen är på väg för långt från dagordningen, om någon tar över talarutrymmet eller om syfte och mål är på väg att inte hinna uppnås, är ingen lätt uppgift.

Lösning: utse en mötesordförande bland gruppens medlemmar, som är lämpad att hålla i själva mötet, oavsett vilken formell roll hen har i gruppen. Finns det ingen som är en fena på detta? Ta med fördel in en extern mötesordförande (som föreningar ofta gör på årsmöten och kongresser), för att se till att mötet leds med stadig hand.

Läs mer: Checklista för smartare (och roligare) möten (PDF)

Störig sak #4: För mycket ”nånannanism” på era möten

En vanlig sjukdom som drabbar grupper som har möten, framför allt om deltagarna kommer från olika verksamheter, är ”nånannanism”. Nånannanism innebär att alla på mötet enbart fokuserar på vad de andra i rummet borde göra, borde ha gjort eller skulle kunna göra i en fråga, istället för att fokusera på vad de själva bidragit med eller skulle kunna göra.

Lösning: se till att mötesordföranden är tydlig i början av mötet med att fokus är på vad var och en på mötet kan göra eller bidra med. Låt inte folk komma undan med nånannanism. För tillbaka frågan till personen istället: ”ja, det kanske stämmer att X skulle kunna göra detta, men vad kan du själv göra?”. Våga bli obekväm och låt inte gnällspikar komma undan med att skylla allt på alla andra.

Störig sak #5: Det som bestäms på möten blir inte verkstad och nästa gång börjar ni om på noll

Få saker är så frustrerande som att komma till ett möte och inse att inget av det som du trodde att ni beslutade vid förra mötet har blivit gjort. En anledning till detta kan vara att den som leder mötena, inte är tydlig kring beslut. En annan kan vara att ingen förde protokoll och besluten därför inte blev nedskrivna. En tredje anledning kan vara slentrian – det har blivit kultur att saker inte görs förrän någon uttryckligen påminner, frågar eller följer upp.

Lösning 1: använd tumregeln SMART (specifikt, mätbart, accepterat av alla, realistiskt och tidsrelaterat) för att göra era beslut tydligare. Vem ska göra det, när ska det vara klart, hur vet vi att det är uppfyllt?

Lösning 2: Ett ytterligare råd är att du som håller i mötet, vågar bli obekväm när du följer upp. Om någon inte gjort det som ni (med tydlighet) bestämde på förra mötet, fråga varför? Behöver hen någon hjälp eller stöd för att kunna göra uppgiften innan nästa möte? Låt inte saker glida mellan fingrarna. Gör du det, skapas snabbt en kultur av att saker inte är viktiga, vilket kan vara förödande.

Till sist…

Man skulle kunna sammanfatta mina tips med tre ord (vilket även en psykologkollega också gjorde på min Facebooksida):

Struktur, struktur och struktur.

Vet du ett mötessammanhang där mötena skulle behöva bli mer strukturerade och inkluderande, men ni vet inte hur?

Maila mig på lina@bodestad.se så tittar vi närmare på hur jag kan hjälpa just er att få ut mer av era möten!

/Lina

I tidigare inlägg om moderna stressfällor har vi pratat om FOMO, FODO och additiv stress på Instagram. Men hur gör jag då, för att hantera detta myller av möjligheter, denna uppsjö av alternativ varje dag? Att hantera stressfällor handlar i grund och botten om att lära känna dig själv, dina egna genuina intressen – och dina egna gränser. Det är förstås lättare sagt än gjort, men jag tänkte hjälpa dig på traven genom några enkla tips.

Tips mot stressfällor #1: Hitta din egen happy zone

Mitt första tips är att hitta tillbaka till dina intressen. Och här vill jag vara tydlig med att det handlar om saker som är genuina intressen för dig, saker som du idag tycker är roliga, spännande och intressanta. Ingen kommer någonsin att ge dig en medalj för att du gör saker som du tycker eller tror borde vara dina intressen.

Om du tycker om politik, engagera dig i ett parti, visst! Du kommer säkerligen att stormtrivas. Men om politik snarare är det tråkigaste du vet, slösa då inte din tid med att gå på en politisk paneldebatt där du håller på att somna redan under välkomsttalet.

Gå hem och baka en tårta istället, eller gå på yoga, eller åk ut och fiska, eller tokdansa till några riktigt skamligt dåliga, härliga guilty pleasures-låtar hemma i din lägenhet. Gör sådant som du tycker om – livet är för kort för allt annat.

Fundera – vad brukade du göra när du var yngre, där du kunde förlora dig i timmar och glömma bort tiden? Var det att sitta och rita? Sparka boll mot garagedörren? Bygga avancerade konstruktioner med Lego i tusen färger? Att väcka gamla intressent till liv är ett säkert sätt att hitta din happy zone.

Tips mot stressfällor #2: sätt dina krav under lupp

För det andra råder jag dig att börja nysta och bena i var dina upplevda krav faktiskt kommer ifrån – och framför allt, från vem. Många gånger visar det sig nämligen att de där kraven vi trodde att ”alla andra” hade på oss, egentligen mest kom från oss själva och inte hade så mycket förankring hos andra.

Enkel övning för att kartlägga dina krav

En enkel övning är att skriva ner tio saker du gjort den senaste veckan på ett papper. Det kan vara stort eller smått, det spelar ingen roll. Gör sedan två spalter på baksidan av pappret och kalla den ena för ”För min egen skull” och ”För andras skull”. Putta sedan in de tio sakerna du skrivit upp i de två spalterna. Reflektera: vad tänker och känner jag när jag ser den här uppdelningen?

Bonus: Vill du göra övningen direkt kan du printa ut och fylla i den här.

Tips mot stressfällor #3: gratis checklista med 6 fokusfrågor

Vill du ha ett superbra verktyg som kan hjälpa dig att bli mindre stressad? Ladda ner min finfina gratis checklista som hjälper dig att navigera bland krav, behov, önskningar och möjligheter i din vardag. Enjoy!

(Klicka på bilden och högerklicka/håll in för att välja ”Spara som…” när du får upp PDF:en)

–Lina

PS. Behöver du hjälp med att hitta tillbaka till vad som får just dina ögon att glittra? Kontakta mig så berättar jag mer om mina individuella rådgivningssamtal.

Stressfällorna FOMO och FODO, som jag skrivit om tidigare, har en förälder – en gemensam urmoder som de båda är sprungna ur. Denna urmoder kallas inom psykologin för additiv stress och handlar om att jämföra sig med andra – på ett lite twistat sätt. Hint: Instagram och Facebook bidrar starkt till denna stressfälla…

Med sociala medier som Instagram, Snapchat och Facebook kan vi idag hålla koll på flera tusen personer och deras förehavanden – när som helst, dygnet runt. Och på många sätt är detta förstås roligt, inspirerande och spännande. Jag vet inte hur det är med dig, men jag själv är av naturen en väldigt nyfiken person och vill gärna veta och ta del av vad andra människor gör.

Det som gör att vi blir stressade är återigen vår stenåldershjärna. Den kan nämligen inte riktigt greppa att vårt flöde på Instagram består av fyrahundra olika människor. Istället tror vår hjärna att det är en annan person som gör allt som dessa fyrahundra gör tillsammans.

Därför får du additiv stress av Instagram

Din hjärna tänker:

”Om den personen på en helg både hinner träna inför Vasaloppet, baka söta cupcakes med sina barn, laga ekologisk pasta från grunden och reparera ett gammalt torp på Gotland- då borde jag ju också hinna det, eller?”.

Vi tror att vi kan jämföra oss – en enskild människa – med hela vårt flöde på Instagram eller Facebook. Som ju egentligen består av hundratals olika människor.

Och det säger ju sig självt: om jag jämför mig med hundratals, ibland tusentals, andra människor och tror att jag ensam ska kunna göra samma saker som alla dem tillsammans – då kommer jag att känna mig stressad. Jag blir också rädd för att missa allt kul som ”alla andra” gör, och rädd för att göra ”alla andra” besvikna när jag inte ställer upp på tusen olika saker. Man har även exempelvis sett att sociala medier kan bidra till sämre självkänsla hos ungdomar.

Så hanterar du stressfällorna

Så vad kan du då göra för att inte bli helt tokig och sönderstressad i denna strida ström av möjligheter, erbjudanden och chanser? Läs vidare i mitt inlägg om stresstips här. (Hint: där kan du också ladda ner min gratis checklista mot stress!)

–Lina

PS. Behöver du hjälp med att hantera det moderna livets stress, och hitta tillbaka till vad som verkligen är viktigt för dig? Kontakta mig så berättar jag mer om mina individuella rådgivande samtal.

I förra inlägget om stressfällor skrev jag om FOMO, Fear of Missing Out. FOMO har en kusin, som egentligen är ännu jobbigare eftersom, den här karaktären även kan fylla oss med skuldkänslor inför andra människor. Idag skriver jag om stressfälla nummer två, nämligen FODO.

Tredje delen hittar du här och mina tips för att hantera stress (med en smart gratis checklista) hittar du här.

FODO – Fear Of Disappointing Others

FODO, Fear Of Disappointing Others, handlar om rädslan att göra andra besvikna. Vi har ofta en föreställning om att andra människor räknar med oss, sätter sitt hopp till oss och vill att vi ska delta i olika saker.

Och allt som oftast stämmer ju givetvis detta – min familj saknar mig när jag kommer hem sent, min chef räknar med att jag gör mina arbetsuppgifter, mina kollegor och affärskontakter räknar med att jag dyker upp till möten och annat som är planerat.

Men många gånger tillskriver vi våra medmänniskor betydligt högre förväntningar än vad de faktiskt har. Jag tror att människor kommer att bli ledsna, besvikna eller inte tycka om mig för att jag missar något eller ställer in ett möte. Detta är bland annat en av många orsaker till sjuknärvaro, det vill säga att vi går till jobbet fast vi är sjuka, av rädsla för att göra andra besvikna genom att stanna hemma.

Så hanterar du FODO

Men faktum är att våra medmänniskor ofta har en betydligt större förståelse än vi ibland tror. Och dessutom är de allra flesta människor alldeles för upptagna av sina egna vardagsbestyr och förtretligheter, för att hinna haka upp sig särskilt länge på andras.

Vi tänker alla på oss själva och våra närmaste först – andra kommer oftast i andra hand. Folk bli sällan sådär himla besvikna eller ledsna för att vi ställer in något eller delegerar bort en uppgift.

Ibland – helt ärligt – märker de det inte ens. Trots att vi själva tror att vi är viktigast i världen…

Så mitt råd till dig idag är: våga ställa in! När det kör ihop sig i kalendern – ring din vän och säg att ni får ta den där lunchen en annan dag. Om kollegan knackar på och ber dig att ”bara kolla lite snabbt” – säg att du gärna hjälper till, men inte hinner just idag.

Chansen är faktiskt stor att folk kommer att respektera dig för att du sätter gränser. Och, vem vet, kanske inspireras till att göra samma sak själva…

–Lina

PS. Tycker du att det här med FODO stämmer in på dig, men vet inte hur du ska hantera det på ett bra sätt? Jag erbjuder individuella samtal där vi kan bolla idéer och se vad just du behöver.